Apa itu Reservasi?
Reservasi memungkinkan outlet mencatat jadwal kedatangan tamu sebelum mereka tiba. Anda dapat:
- Mencatat data tamu (nama, kontak, jumlah orang)
- Menentukan meja, tanggal, dan waktu kedatangan
- Mencatat sumber reservasi (Langsung, Telepon, WhatsApp, Website)
- Menambahkan catatan khusus (alergi, perayaan, permintaan tertentu)
- Mengelola status dari awal hingga selesai
Sumber Reservasi
| Sumber | Kapan Digunakan |
|---|---|
| Langsung | Tamu datang langsung tanpa pemesanan sebelumnya |
| Telepon | Tamu menelepon untuk memesan meja |
| Tamu memesan via chat WhatsApp | |
| Website | Tamu memesan melalui website outlet |
| Aplikasi | Tamu memesan melalui aplikasi mobile |
Alur Status Reservasi
| Status | Arti | Kapan Dipakai |
|---|---|---|
| Menunggu | Reservasi baru dibuat, belum dikonfirmasi | Setelah tamu memesan |
| Dikonfirmasi | Outlet mengonfirmasi reservasi | Setelah owner/manajer memastikan ketersediaan |
| Duduk | Tamu sudah tiba dan duduk di meja | Saat tamu datang |
| Selesai | Reservasi selesai, tamu sudah meninggalkan meja | Setelah tamu selesai makan |
| Dibatalkan | Reservasi dibatalkan oleh outlet atau tamu | Jika tamu batal atau outlet tidak bisa |
| Tidak Hadir | Tamu tidak datang tanpa pemberitahuan | Jika tamu tidak datang melewati jam reservasi |
Studi Kasus: Gerai Seblak
Reservasi Budi Santoso — Ulang Tahun
Budi Santoso menelepon Gerai Seblak untuk memesan meja besok malam pukul 19:00. Ia akan datang bersama 3 teman (total 4 orang) dan ingin duduk di Meja 3 area Indor. Owner mencatat reservasi ini di dashboard dengan catatan "Reservasi untuk 4 orang, ulang tahun".
Setelah Budi datang, owner mengubah status reservasi: Menunggu → Dikonfirmasi (saat memesan via telepon) → Duduk (saat Budi tiba) → Selesai (setelah Budi selesai makan).
Contoh Lain yang Bisa Dibuat
- Walk-in weekend: Tamu datang langsung di akhir pekan tanpa pemesanan — catat dengan sumber "Langsung" dan status langsung "Duduk"
- Reservasi grup besar: 10 orang untuk acara kantor — catat jumlah tamu 10, pilih meja Outdor, tambahkan catatan "Acara kantor, perlu meja lebar"
- Pre-order via WhatsApp: Tamu memesan via WhatsApp dengan permintaan khusus — catat sumber "WhatsApp" dan tambahkan catatan "Alergi seafood, tidak pakai kerupuk"
- No-show handling: Tamu tidak datang — ubah status ke "Tidak Hadir" agar meja kembali tersedia
Langkah 1 — Daftar Reservasi
Halaman daftar reservasi menampilkan semua reservasi yang pernah dibuat. Gunakan kolom pencarian untuk menemukan reservasi tertentu. Tabel menampilkan: nomor urut, nama tamu, waktu reservasi, jumlah tamu, meja, status, dan tombol aksi.
Klik tombol Tambah Reservasi untuk membuat reservasi baru. Ketik nama atau nomor HP tamu di kolom pencarian untuk mencari reservasi yang sudah ada.
Langkah 2 — Form Tambah Reservasi
Isi data reservasi tamu:
- Nama Tamu — masukkan nama lengkap pelanggan
- No. HP — masukkan nomor HP untuk menghubungi tamu jika diperlukan
- Tanggal & Waktu — pilih tanggal dan jam kedatangan tamu
- Jumlah Tamu — jumlah orang yang akan datang (default: 2)
- Pilih Meja — pilih meja untuk reservasi, dikelompokkan per lokasi (Indor/Outdor)
- Sumber — pilih sumber kedatangan: Langsung, Telepon, WhatsApp, Website, atau Aplikasi
- Catatan Tamu — isi permintaan khusus, alergi, atau catatan lain untuk tamu ini
- Catatan Internal — catatan hanya untuk staff, tidak ditampilkan ke tamu
Klik Simpan untuk membuat reservasi.
Langkah 3 — Hasil Reservasi di Daftar
Setelah reservasi dibuat, data langsung muncul di daftar. Tabel menampilkan semua informasi penting: nama, waktu, jumlah tamu, meja, dan status terkini.
Langkah 4 — Menu Aksi Reservasi
Klik tombol tiga titik pada baris reservasi untuk membuka menu aksi:
- Konfirmasi — ubah status dari Menunggu ke Dikonfirmasi
- Duduk — tandai tamu sudah tiba dan duduk di meja
- Selesai — selesaikan reservasi setelah tamu meninggalkan meja
- Batalkan — batalkan reservasi jika diperlukan
- Tidak Hadir — tandai tamu tidak datang
Langkah 5 — Status Badge di Daftar
Warna badge menunjukkan status reservasi terkini:
- Kuning — Menunggu (reservasi baru, belum dikonfirmasi)
- Biru — Dikonfirmasi (reservasi sudah dikonfirmasi outlet)
- Hijau — Duduk (tamu sudah tiba dan duduk)
- Abu-abu — Selesai (reservasi selesai)
- Merah — Dibatalkan (reservasi dibatalkan)
- Oranye — Tidak Hadir (tamu tidak datang)
Tips & Catatan
- Konfirmasi Cepat: Segera konfirmasi reservasi setelah tamu memesan. Jangan biarkan status Menunggu terlalu lama.
- Catatan Khusus: Gunakan field Catatan Tamu untuk mencatat alergi, permintaan dekorasi, atau perayaan khusus.
- Catatan Internal: Gunakan Catatan Internal untuk informasi yang hanya untuk staff (mis. "tamunya VIP, berikan welcome drink").
- No-Show: Jika tamu tidak datang melewati jam reservasi, ubah status ke Tidak Hadir agar meja kembali tersedia.
- Edit Reservasi: Klik tombol Aksi → Edit Reservasi untuk mengubah data reservasi yang sudah dibuat.
- Pencarian: Gunakan kolom pencarian untuk menemukan reservasi berdasarkan nama atau nomor HP tamu.
Dokumentasi Terkait
- 2.5 Kelola Meja — Meja untuk reservasi
- 2.10 Data Pelanggan — Data pelanggan untuk reservasi